Photobooth pour entreprise et salon professionnel : ce que les clients attendent du loueur

1. Des tirages et des écrans aux couleurs de la marque

Pour une entreprise, chaque tirage repart dans la poche d’un client, d’un salarié ou d’un partenaire : c’est un support de communication. Demandez la charte graphique, les logos en haute définition et le message à faire figurer, puis faites valider le modèle par écrit avant l’événement.

Dans Captivo, le modèle de tirage accueille logos, images, textes et formes, et les écrans invités reprennent les couleurs et le texte d’accueil de la marque. Une page de validation du modèle peut être envoyée au client ; il vous retourne le fichier de réponse avec son accord ou ses remarques, que vous importez dans Captivo. Les gabarits 10x15 et 5x15 aident le graphiste du client à préparer un décor aux bonnes dimensions.

2. Les salons sur plusieurs jours

• Consommables : estimez les tirages par jour et prévoyez une marge de papier ; un crédit de tirages par événement évite de dépasser la quantité vendue.
• Autonomie : une borne sans animateur doit être évidente à utiliser. Simplifiez l’écran d’accueil et réglez un retour automatique à l’accueil après chaque séance.
• Suivi : si vous gérez plusieurs salons en même temps, l’option Companion permet de suivre les cabines depuis un téléphone, avec une connexion Internet sur le stand.
• Réseau : le Wi-Fi des parcs d’exposition est souvent saturé. Une galerie locale en Wi-Fi permet aux visiteurs de récupérer leur photo par QR code sans dépendre d’Internet : voir photobooth sans Internet.
• Sécurité : verrouillez l’accès aux réglages. Captivo protège les fonctions d’administration par un code PIN et peut fonctionner en plein écran.

3. Des visiteurs qui ne parlent pas français

Sur un salon international, prévoyez un parcours compréhensible sans explication. Le parcours invité de Captivo existe en français et en anglais ; les textes personnalisés de l’événement, eux, sont à rédiger dans la langue choisie.

4. Les photos et les données des invités

Les entreprises sont attentives à la diffusion des photos de leurs salariés et de leurs clients. Précisez dans le devis où les photos sont stockées, qui y a accès et combien de temps elles restent en ligne. La galerie en ligne de Captivo s’ouvre par un lien secret, et des galeries privées par séance limitent l’accès à la photo de chaque groupe.

Certaines marques souhaitent constituer un fichier de contacts sur le stand. Captivo ne propose pas de collecte d’adresses à des fins de prospection ; si votre client l’exige, l’outil retenu et l’information des personnes doivent être validés avec lui au regard du RGPD.

5. Le devis et la facturation entre professionnels

• Prix hors taxes, TVA applicable, acompte et conditions d’annulation.
• Horaires de montage imposés par le lieu, badge exposant, accès au quai de déchargement.
• Assurance : attestation de responsabilité civile professionnelle souvent demandée par l’organisateur du salon.
• Personnalisation incluse, nombre d’allers-retours sur le modèle, délai de validation.
• Durée de mise à disposition de la galerie et format de livraison des photos après l’événement.

Pour bâtir vos formules et vérifier leur rentabilité, utilisez le guide prix d’une location de photobooth et le calculateur de rentabilité.

Questions fréquentes